2012年职称计算机考试辅导：使用邮件合并批量生成工资表
2012-10-12 10:22:10   来源：   评论：0 点击：

2012年职称计算机考试辅导------如何使用邮件合并批量生成工资表

公司员工工资表的制作，大家常用的工作方式是：先用EXCEL表格生成所有员工的工资统计表文件，再用WORD制作一个工资单的模板，然后通过工资单模板对应着EXCEL工资总表输入生成每个员工的个人工资单。

面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地输入或者复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？大家能想出一种更好的方法吗？下面博大职称计算机专家为大家详细讲解其操作方法。

Word提供的一项强大的数据管理功能——“邮件合并”。

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），合并批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

我们在日常中经常要批量处理有信函、工资条、成绩单等文档，它们通常都具备两个规律：

一是：需要制作的数量比较大；

二是：这些文档内容分为固定不变的内容（主文档）和变化的内容（数据源），比如说工资单上的工资项、商函的内容、请柬内容和格式等。变化的内容：工资项的金额、商函的单位及个人名称等。

掌握邮件合并的建立主文档、准备好数据源、合并文档三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，也就能应用到实际工作中。

以上介绍的就是邮件合并功能相关的概念和主要掌握的内容。接下来就为大家讲解批量工资单制作。

一、建立主文档

主文档就是固定不变的主体内容，工资单中固定不变的内容和格式等。

在这里我们已经建立好了主文档。打开工资单主文档这就是已经制作好的工资单主文档。

二、准备好数据源

数据源就是与主文档内容相关的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表可以是Excel表、Access数据表等。打开数据源表这就是我们已经准备好的数据源表格。

三、合并文档

准备好工资单主文档和数据源后，就可将主文档和数据源合并，生成批量新文档，数据源表中的记录条数，决定着主文件生成的份数。

切换到工资单主文档窗口中。

一般情况下，“邮件合并”工具栏没有出现在word的工具栏中。打开邮件合并工具栏的方法是：点击“视图”菜单，选择“工具栏”命令，在出现的子菜单中选择“邮件合并”命令。或者右键单击工具栏空白处，弹出快捷菜单，选择其中的“邮件合并”命令。这样也可打开“邮件合并”工具栏。这就是邮件合并工具栏。

点击“邮件合并”工具栏上的“设置文档类型”按钮，在弹出的“主文档类型”对话框中选择“信函”。点击“确定”按钮返回。

点击“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框。找到我们已经准备好的数据源表格即可。在这一步如果没有准备数据源，则可以通过“选取数据源”对话框中的 “链接到新的数据源”或“新的Sql Server 连接”新建一个数据源。然后继续进行设置。而该实例是已经准备好了数据源表格，所以直接找到准备好的数据源表格。双击表格。弹出的“选择表格”对话框，可看到该对话框中有sheet1$、sheet2$、sheet3$三张工作表，由于我们的数据是在sheet1工作表上制作的，所以选取“sheet1$”，点击“确定”。

接下来的操作是设置“收件人”。点击“收件人”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，默认情况下收件人列表是被全部选中，如果要取消某收件人，可单击前面的复选框，取消选中。这里我们是要进行全选，所以点击“全选”按钮。点击“确定”。

接下来是对各数据域的插入。首先将光标置于要插入域的位置，如现在要插入的域为姓名。点击“插入域”按钮，在弹出的“插入合并域”对话中，点击选中“插入”中的“数据域”前的单元按钮。在“域”中选择“姓名”，点击“插入”按钮，再点击“关闭”按钮退出。可以看到姓名域已经被成功插入。

用同样的方法，将“职等”、“职位”、“本薪”、“主管津贴”、“修护津贴”、“交通津贴”、“外调津贴”、“全勤津贴”等域插入到相应位置。请看操作。

点击“查看合并数据”按钮，可以看到之前插入域的位置变成了数据源表格中相应内容。这时可以通过点击“下一步”按钮进行浏览。

最后点击“合并到新文档”。弹出“合并到新文档”对话框，点击“合并记录”中的“全部”单选按钮，如果你只想编辑当前的一条记录，就点击“当前记录”前的单选按钮，如果你只想编辑某范围内的记录，如果只合并第11条到第20条的记录，则点击最后一项前的单选按钮，并输入记录的起始记录11和终止记录20。本实例是要将所有记录生成工资表，所以选择第一项。点击“确定”。

这时系统会自动出现“字母1”新word文档。可以看到已经成功生成了所有员工的工资表。

批量生成工资表也可利用任务窗格的“邮件合并”命令来完成。这里就不再详细讲解。

这就是利用邮件合并功能批量生成工资表的操作方法。“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、荣誉证书、成绩单等。


职称计算机考试题库下载